5 abitudini di posta elettronica di persone molto produttive

Ping! Controllare la posta elettronica. Ping. Controlla di nuovo la posta. Ping. Dai un'occhiata. Ping. Dai un'occhiata. Ping. Controlla.

Se sei come la maggior parte delle persone che siedono davanti a un computer tutto il giorno, probabilmente suona come te: quando attualmente non stai rispondendo a un'email, stai cercando di vedere se ne hai di nuovi. Quindi, quando arriva qualcosa di nuovo, lo leggi, discuti su come rispondere, quindi lo ritieni troppo dispendioso in termini di tempo per il momento. Ci arriveremo più tardi, "pensi. E se non c'è niente di nuovo, ti stai nervosamente chiedendo perché. È perché la mia casella di posta è piena ?! Quindi continui a controllare ogni 15 secondi fino a quando non viene visualizzato qualcosa "nel frattempo eliminando tutta la posta indesiderata che da allora ha intasato la tua casella di posta.

Ma una vita legata alla tua email significa quegli altri progetti che desideri e bisogno di fare "che si tratti di grandi rapporti o attività personali" può essere posticipato di giorni, settimane o mesi. Per non parlare del fatto che un nuovo studio canadese ha rilevato che l'ipercontrollo della posta elettronica può renderti (sorpresa!) Più stressato. Così abbiamo chiesto a cinque persone che hanno una raffica di email di rispondere per dirci come domano la loro casella di posta.

Continua a leggere per scoprire le loro strategie per affrontare il profondo e oscuro crepaccio delle email.

Eseguo molti controlli rapidi della posta elettronica durante il giorno per vedere se c'è qualcosa di urgente e di alta priorità che è arrivato, ma assegno solo due volte al giorno per gestire completamente la posta che si è accumulata. Mettendo in batch tutta l'elaborazione pesante della posta elettronica in blocchi più grandi, posso essere molto più efficiente e ridurre la sensazione di cambiare costantemente attività.

"Jacob Bank, scienziato informatico e co-fondatore e CEO dell'app calendario Timeful

Rispondo alle priorità il prima possibile e mantengo la corrispondenza chiara e super positiva. Sapendo che non riceverò mai tutte le e-mail, do la priorità alle persone che chiedono aiuto e opportunità che supportano la mia intenzione. Inoltre non ho paura di usare il! per priorità elevate o effetti drammatici.

"Tara Stiles, istruttrice di yoga, autrice di Make Your Own Rules Diet ($ 25, amazon.com) e partner fitness di W Hotels

L'email funziona per un giorno veloce- oggi la corrispondenza, ma quando ho qualcosa di importante da discutere o delle decisioni da prendere, alzo il telefono. È sempre meglio sentire la persona dall'altra parte ”l'inflessione nella sua voce. Le e-mail possono spesso essere fraintese.

Ho scoperto che trattare la mia posta in linea proprio come la posta dell'ufficio postale funziona a meraviglia. Ho creato cartelle: tutto dalla cartella della mamma, alla cartella del corso di allenamento, alla cartella della clientela delle celebrità, alla cartella della casa, alla cartella del cottage estivo, alla cartella medica, alle cartelle dei bambini, ecc. o elimina. Dovrai anche annullare l'iscrizione alla spazzatura. Il volume di posta indesiderata è enorme e passare il tempo a eliminarli ti sta portando via del tempo prezioso. Infine, dai la priorità alle e-mail che richiedono attenzione in quel particolare giorno. Ho premuto rispondi e li trascino nell'angolo del desktop se non riesco ad accedervi in ​​quel momento, altrimenti uso l'altra mia regola, non lasciare una richiesta di posta elettronica ”rispondi al più presto.

"Kathy Kaehler, formatrice di celebrità, autrice e fondatrice di Sunday Set-Up, un club di alimentazione sana

Cerco di rispondere alle e-mail non appena le vedo perché altrimenti possono essere spinti più in basso nella posta in arrivo e possono essere ignorati. Ti consiglio di essere reattivo ma non superfluo. Rispondendo rapidamente e scrivendo brevi e-mail non fiorite, puoi creare un'immagine di efficienza e attenzione. Anche parole brevi come "Grazie" o "Ho capito" ti aiuteranno a costruire una cultura della fiducia e segnaleranno che sei in cima alla tua casella di posta.